Wie verbucht man Warenrücksendungen?

Die korrekte Buchung von Warenrücksendung
Im Warenhandel werden Unternehmen täglich mit Warenrückläufern konfrontiert, die von Kunden aus unterschiedlichen Gründen zurückgeschickt werden. Bei der Einkaufsseite ergeben sich ebenfalls nicht selten Warenrücksendungen, die aufgrund von Fehllieferungen oder Mängeln zurückgegeben werden. In der Buchhaltung müssen Warenrücksendungen ordnungsgemäß verbucht werden. Sehr nützlich ist dabei eine Warenwirtschaft Software, die Rücksendungen korrekt verbucht.

Warenrückläufer von Kunden
Werden bereits versendete Handelswaren von einem Kunden zurückgesendet, so spricht man von einer Kundenretoure. Der Händler hat die Ware beim Versand als Verkauf deklariert und entsprechend dokumentiert. Der Rücklauf der Ware ist allerdings nicht als Rück- oder Einkauf zu sehen, sondern muss in der Buchhaltung als Korrektur der Warenverkäufe deklariert werden.
Eine Warenwirtschaft Software bucht eine Kundenretoure ordnungsgemäß ab. Notwendig ist es, bei einer Rücksendung eine Buchung auf dem Konto „Lieferungsforderungen“ vorzunehmen. Auf der Gegenseite (Soll-Seite) muss die Minderung der Erlöse durch den Verkauf sowie die ausgewiesene Umsatzsteuer korrigiert werden. Durch eine Kundenretoure reduzieren sich nach § 17 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) die Forderungen, die Erlöse sowie die Umsatzsteuer.

Rücksendungen an Lieferanten
Eine Verminderung der Vorsteuer sowie der Anschaffungskosten ergeben sich nach § 17 Absatz 1, wenn ein Unternehmen gelieferte Waren aus egal welchen Grund zurücksendet. In diesem Fall muss ebenfalls eine Änderung in den Konten vorgenommen werden, die bei der Verwendung einer Warenwirtschaft Software einfach ist.
Auf der Haben-Seite des Kontos werden Rücksendungen unter der Rubrik „Rücksendungen“ verbucht. Durch die Korrektur ist eine Berichtigung der Vorsteuer ebenfalls notwendig.

Vorteile einer Warenwirtschaft Software
Mit zunehmender Zahl von Warenrücksendungen erhöht sich der Arbeitsaufwand für Unternehmen deutlich. Ohne den Einsatz einer professionellen Warenwirtschaft Software muss sehr viel Zeit und damit auch Geld in die korrekte Buchung von Rückläufern oder Warenrücksendungen investiert werden.
Der Vorteil einer entsprechenden Software liegt nicht nur in der Zeitersparnis, auch Fehler bei der Dokumentation werden vermieden. Nicht selten führen fehlerhafte Buchungen zu einem finanziellen Schaden für das Unternehmen, da Ein- und Ausgaben nicht stimmen oder zu viel Steuern an die Finanzbehörden abgeführt wurden.